Robert Glushko s’invite en 117

Auteurs: Clément Perret, Jérémie Poiroux, Karim Sellami, Laura Sliva

“En 117”

Expression idiomatique des masterants en architecture de l’information (et de leurs enseignants)

livreglushko The Discipline of Organizing, dont la rédaction a été dirigée par Robert J. Glushko, professeur vacataire à l’Université de Berkeley, traite d’un domaine qui nous touche tous d’une façon ou d’une autre : l’organisation. Le livre explique dans un premier temps à quoi correspond cette discipline. En effet nous organisons quotidiennement des dizaines de choses en commençant par les plus simples, comme nos vêtements dans notre placard, que nous organisons en fonction des saisons, des couleurs mais aussi du type de vêtement, pantalon, chemise hawaïenne, pull, t-shirt. Citons aussi l’exemple des épices dans notre cuisine que chacun organise à sa manière, par ordre alphabétique ou par fréquence d’utilisation.

Consciemment ou inconsciemment nous organisons quotidiennement, et cette organisation peut être explicitée grâce aux principes énoncés dans ce livre.

Nous souhaitons, avec ce billet de blog, illustrer en nous appuyant sur The Discipline of Organizing comment l’organisation de notre salle de cours a évolué et continue d’évoluer en fonction des besoins des principaux utilisateurs que nous sommes. Nous espérons vous donner envie, après la lecture de l’article, de vous précipiter sur ce livre qui vous fera découvrir à quel point vous êtes ou n’êtes pas organisé au quotidien. Mais surtout vous serez surpris de comprendre par extension les problématiques d’organisation numériques contemporaines et même de pouvoir vous inviter à des débats sur l’intérêt du XML (Extensible Markup Language) ou encore sur l’émergence du web sémantique, le fameux web 3.0.

Le 31 août, jour de notre rentrée, nous savions que la majorité de notre semaine allait se dérouler en 117 (c’est vraiment le cas, entre les cours et les travaux du groupe, voire les heures supplémentaires jusqu’au bout de la nuit). C’est un espace que nous, étudiants du master, n’avons pas choisi. Pourtant, depuis quatre ans, il a été petit à petit apprivoisé. C’est un endroit unique en son genre à l’École normale supérieure de Lyon. Aucun autre étudiant n’a un accès privilégié à une salle unique, accessible avec un badge. Les précédents étudiants ont vite compris qu’il fallait en profiter, personnaliser la salle et l’organiser selon nos propres besoins.

Lorsque nous sommes arrivés en ce début d’année, la salle pouvait accueillir 20 étudiants (ils étaient 12-15 les années précédentes), comportait un vidéo-projecteur, un coin café et des tableaux blancs. Il y avait quelques éléments de décoration sur les murs.

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La salle telle que nous l’avons trouvé

Deux semaines plus tard, la disposition et l’organisation de la salle avaient changé. Pourquoi ? Comment ?

De la salle de réunion 117 à la “117”

Les professeurs du master ont été les premiers à réfléchir à l’organisation de la salle, sans consulter les futurs utilisateurs. Mais avec une bonne et juste dose d’empathie, ils ont décidé de ne pas y “installer d’ordinateurs fixes pour laisser les étudiants venir avec leur propre matériel (bring your own device, BYOD) et y ont installé les tables en U pour casser la structure hiérarchique que l’on retrouve habituellement dans les salles de classe”, nous rapporte Jean-Philippe Magué, professeur d’humanités numériques.

Quatre ans plus tard (cf. schéma ci-dessous), la salle a bien changé. Pourquoi ? Pour s’adapter à des nouvelles envies et des nouveaux besoins de la promo 4. Pour reprendre un terme de Glushko, nous avons réalisé un “personal information management” groupé. Et à ceux qui se demanderont si, “en tant qu’architectes de l’information, nous ne voyons pas des réflexions d’organisation partout, même là où il n’y en a pas”, nous leur répondons “[Un shaman navajo] pense qu’à l’endroit où nous sommes, la pluie semble tomber au hasard. Si nous pouvions être ailleurs, nous verrions l’ordre auquel elle obéit », Tony Hillerman Coyote attend, Rivages/Noir, 1991.

La révolution de la promo 4

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Reprenons le terme “experts-usagers” utilisé en sciences sociales pour définir les étudiants du master architecture de l’information. Usagers car nous utilisons la 117 au quotidien. Experts, car nous l’adaptons à nos besoins et la connaissons sur le bout des doigts. Elle nous appartient.

En discutant avec les étudiants des promotions précédentes, la promo 4 a l’impression d’avoir tissé un lien particulier avec la 117. Nous l’avons totalement personnalisée et apprécions passer du temps “hors cours” que ce soit pour travailler en groupe jusqu’à pas d’heure ou pour discuter en fin de journée autour d’un soda et de tranches de saucisson.

Nous considérons (à tort ?) les professeurs comme nos invités. La structure de la salle nous invite à les voir comme des personnes-ressources et pas comme des apôtres du savoir. Libre à nous d’organiser la salle comme bon nous semble serions-nous tentés de dire…

L’objectif initial de la promo 4 était de disposer les tables de sorte à ne plus devoir les bouger, peu importe les utilisations et les interactions.

Aussi, Benoît Habert nous avait conseillé de ne pas nous asseoir à la même place. Après trois mois de cours, nous constatons que nous nous asseyons pas à la même place, mais que nous restons dans la même partie du U, que ce soit par habitude de confort ou par contrainte d’accès aux prises d’alimentation et aux câbles réseaux.

Bref, l’utilité première de la 117 est d’être une salle de classe, et nous avons respecté cet élément qui nous paraissait primordial.

Des ressources aux propriétés qui évoluent

La manière dont la salle 117 est organisée peut être vue comme un système organisationnel, où les ressources qui le constituent sont les différents objets présents. Nous pouvons définir, en référence à The Discipline of Organizing, un tel système selon un contexte initial et des étapes répondant  aux questions :

  • Quelles ressources sont organisées ?
  • Pourquoi ces ressources sont-elles organisées ?
  • À quel point les ressources sont-elles organisées ?
  • Quand les ressources sont-elles organisées ?
  • Qui organise les ressources?

Quand on définit un système et les unités qui seront analysées, on parle aussi de  granularité. Il s’agit du niveau de découpage, de détails contenus dans un système analysé. Plus il y a de détails, plus bas sera le niveau de granularité. Inversement, moins il y a de détails, plus haut sera le niveau de la granularité. En d’autres termes : une ressource de haut niveau de granularité est la salle. Une ressource de bas niveau de granularité est un meuble.

Pour un professeur, nous avons “changé la salle”. De notre point de vue, nous avons plutôt “changé plein de petites choses” comme l’installation de fauteuils pour créer un coin détente ou le déplacement du coin café pour qu’il puisse être plus accessible.

Intéressons-nous aux ressources qui composent et structurent la 117. Les ressources sont les choses qu’on organise. Selon The Discipline of Organizing, on peut distinguer les ressources selon quatre critères :

  • Le domaine : mobilier, livres, documents, musique …
  • Le format : physique, numérique ..
  • L’agencement : ressources actives (qui peuvent initier des actions sur elles-mêmes) ou passives (objets non intelligents),
  • Le focus : ressources primaires (un livre) ou de description (le résumé d’un livre)

Nous organisons ainsi en 117 du mobilier (chaises, tables, armoires…) dans le but d’aménager une salle de cours et un espace de vie confortable pour les étudiants du master avec une contrainte principale d’espace et une contrainte technique : notre vidéo projecteur bug, de plus l’écran d’affichage est fixe et ne peu donc pas être déplacé.

Voici les ressources que nous détenons en 117 :

  • Les tables
  • Les chaises
  • Deux armoires
  • Deux paper-boards
  • Un réfrigérateur
  • Une imprimante
  • Un système de vidéo-projection
  • Un tableau blanc mobile
  • Deux tableaux blancs fixes
  • Des fournitures
  • Un coin café
  • Une cagnotte
  • Une baie vitrée
  • Les murs
  • L’ordinateur

Il est important pour Glushko de définir alors la notion d’affordance : c’est la propriété d’un objet (l’accoudoir d’une chaise, les pieds d’une table…) qui permet à des usagers d’en deviner l’utilité. L’affordance peut aussi être une contrainte pour un objet, citons l’exemple d’une chaise sans accoudoirs qui ne permet pas de poser des bras. Citons encore l’exemple du couteau, on devine rapidement que la lame est faite pour couper des choses. Le design des ressources a donc une conséquence immédiate sur les interactions avec les utilisateurs.

Cas d’utilisations et interactions

Les interactions entre étudiants découlent explicitement de l’organisation des ressources (tables..) mais des interactions implicites viennent modifier l’organisation initiale des ressources (ex: travail en groupe).

En effet, la 117 est utilisée pour une grande palette de cas d’utilisations.

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Le cours “magistral”

Le cas d’utilisation le plus évident est le cours magistral. Le professeur est alors assis à la table devant l’écran de projection ou à la table du U la plus proche de la sortie. La disposition de la salle reste celle par défaut.

Le cours “participatif”

Les professeurs s’installent à l’extrémité inverse du U et n’ont pas accès au câble pour projeter le contenu de leur ordinateur. Ici, les étudiants sont les plus actifs. La disposition de la salle reste celle par défaut. Le coin détente est parfois utilisé.

Le cours “en groupe”

Les professeurs sont des personnes ressources qui tournent sur les groupes. Les tables sont déplacées et organisées en îlots. Les interactions entre les groupes sont inexistantes. La notion de pause n’existe pas car chaque groupe s’organise comme bon lui semble.

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Conclusion

L’organisation de la 117 par la promo 4 s’est faite selon un processus itératif. Nous avons testé plusieurs dispositions avant de trouver la bonne. Les tables et chaises mobiles permettent de modifier instantanément l’organisation de la 117 qui s’adapte ainsi à toutes les situations, dont celles que nous n’avons pas encore rencontré. Les ressources inutilisées présentes dans la salle ont été stockées dans les recoins de la salle. Ainsi, chaque ressource mise en valeur dans la salle a son importance et participe au bon fonctionnement de l’espace.

Depuis quatre ans, la 117 n’arrête pas d’évoluer et s’adapte toujours plus à ses utilisateurs dans un objectif d’efficience, d’efficacité et de satisfaction. Toutes les décisions sont consensuelles (cf. cagnotte) et chacun émet des idées pour améliorer la salle (cf. tableaux blancs adhésifs). En futurs architectes de l’information, nous sommes fiers d’avoir contribué à l’architecture de notre espace de travail !


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